1人鍼灸マッサージ院の電話応対

治療院集客3つの必須セミナー

先日の記事についてご質問をいただきました
先日の記事 → 整体院・整骨院など治療院で予約を理由に断ってはならない

ご質問は鍼灸マッサージ院を1人で経営されている先生です

 

~~~ ご質問はここから ~~~~~

当院は今まで片手で施術できていたので、
電話がなればとりながらもんだりしていたのですが、

最近は1つのテクニックに数分両手をつかったりするので
電話にでれないことが多く、予約もつまっていることが多いので
固定電話から携帯に転送し15秒で留守電になるように設定し、

自分の声で『はい●●治療院です。本日満員になっております。明日以降のご予約をとられる方はお名前、電話番号、ご希望の曜日と時間を登録して置いてください。』

としております。

前回のメルマガでは直接電話にでたり接客したときの内容でしたが
間接的な場合は加藤さんはどうお考えですか?

~~~ ご質問はここまで ~~~~~

 

ご質問ありがとうございます

1人で治療院を経営されている先生の場合、
ご質問の先生のように、留守番電話を使うか、
それとも施術の手を止めて、電話に出るしかありません

これは物理的に無理なことなので、いたしかたありません

基本的には、手を止めて電話に出たほうがいいとは思っています。

その上で前回の記事のような対応をする
これがベストだと考えます

電話に出さえすれば、対応できるわけですから

 

ただ、これはどういった手技をされているのかなど状況によっても変わります

途中で中断できない手技をやっているのかもしれませんし
施術を中断することで、患者さんから苦情が殺到した
なんて治療院もあるかもしれません

なので、留守番電話にした場合の損失と、施術を中断した場合の損失
どちららがより損失が大きいのかを、総合的に判断して、
都合のいいほうを選択してください

 

少し質問の趣旨とは異なるかもしれませんが、
電話が掛かった後ではなく
電話が掛かる前にどうすべきかを考えることも大事です

例えば、この時間なら必ず電話に出られる
そういった時間を作り、そこに予約電話を掛けてもらうよう促す

朝9時から鍼灸マッサージ院を開ける場合、8時や8時半には出勤しているはずです
そうなると、その時間帯であれば、電話はほぼ必ず取れます
そこに掛けてもらうようにお願いするんですね

 

ホームページなどに、

1人鍼灸マッサージ院なので、電話に出れない場合があること
8時から9時の間であれば、確実に電話に出られること

などを明記して、その時間帯に掛けてもらうと
スムーズに予約が取れることをお知らせする

また、既存の患者さんにも、口頭や紙などに書いてお知らせする

 

そうしておくだけで、いつでも掛けらる人や
スムーズに予約を取りたい人などは、ある一定数はその時間に掛けてくれます

特に常連さんやファン客などで、先生の言うことを聞いてくれる人
どちらかというと、一番大切にしたい患者さんほど、
その時間に掛けてくれると勝手に予想しています。

違ったらゴメンなさい

 

ようは、その時間に掛ければ、スムーズに予約が取れる
もしくは、先生に迷惑をかけずに予約が取れる

その情報があれば、それに従うのに、
ないがために、自由に予約電話を掛けています。

そういった人をなくすんですね

先ほども書きましたが、一定数は必ずこういった患者さんは存在します
ちゃんと言えばその通りに行動してくれる患者さんです

 

あと、できることとすれば、オンライン予約ができるようにする
ということも、ひとつの方法です。

ちょっと留守番電話が長くなりますが、
何時なら必ず電話に出られるのかといった情報や
オンライン予約ができるので、ホームページの予約フォームを使ってね

といった案内をいれてもいいかもしれません

 

できることといえば、それぐらいでしょうか。

あと、これは今回の質問とは関係ないことですが
質問の最初にあったこの部分

>当院は今まで片手で施術できていたので、
>電話がなればとりながらもんだりしていたのですが、

これは絶対にやめたほうがいいです。

仮に片手で同じ質の治療が提供できたとしても
受けている患者さんからすれば、気分のいいものではありません

マイナスポイントになることはあっても、プラスになることはないです

 

実際に僕も同じことをされた経験があります
マッサージ中に、電話を取りながら片手で施術されたんですね

ものすごーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーく、不快でした

 

人それぞれ感じ方は違うでしょうが、
僕個人としては、施術を中断して電話応対されても、なんとも思いません

でも施術しながら、電話応対なんてのは問題外です
大事にされてないと感じるし、適当に施術やってますと見える。

大事にされてないと感じたときほど悲しいものはありません

 

計測したわけではありませんが
おそらく僕のような人は少なくないと思います

ですので、今後は仮に片手が空いているときでも
施術しながら電話応対というのはやめることをおすすめします

 

せっかく、予約がほとんど埋まるぐらい繁盛されているのですから
そういった部分をもう少し改善して、値段を高くしてはどうでしょうか

それがうまく機能すれば、
売り上げも上がって、時間的な余裕も生まれるかもしれません

 

治療院集客経営講座、加藤でした

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